EFFICACITÉ PROFESSIONNELLE « Dis moi quels outils numériques tu utilises… »

« …et je te dirai dans quelle entreprise tu travailles… » Evoluez-vous dans une entreprise connectée ou chez un employeur à « l’ancienne » ? Votre hiérarchie pense-t-elle 2.0 ou demeurez-vous au 20e siècle ? A l’heure où l’on ne parle plus que de l’entreprise digitale et de la révolution numérique, les outils que vous utilisez chaque jour au bureau en disent long sur votre employeur…

A l'heure de l’entreprise agile, du digital business, des MOOCs et autres révolutions numériques, les outils que chacun d’entre nous utilisons au quotidien évoluent rapidement et profondément. Aujourd’hui, place au « collaboratif », place aux projets partagés, place au cloud…

Evernote, Dropbox, Google, Trello...

Céline Klein, spécialiste au sein du concepteur de MOOCs Unow, d’un module nommé « outils collaboratifs » en sait long sur la question… « Derrière ce vocable, on place un grand nombre de dispositifs : espaces de travail partagé, annuaires électroniques, moteurs de recherche, forums de discussion, édition partagée, outils de synchronisation, conférences audio, web, vidéo etc. Des outils à l’image d’entreprises dont le fonctionnement évolue pour passer d’un mode hiérarchique à des méthodes centrées vers l’humain. Nous avons ainsi ciblé quatre grands domaines où le collaboratif peut, dans l’entreprise, booster l’efficacité des équipes. A savoir le travail à distance, l’activité de veille, le partage de fichier, et la gestion de projet. » Et Céline Klein de citer les quatre logiciels ou suites logicielles qu’elle estime indispensables… « Pour la veille collaboratif, je conseille toujours Evernote. Pour le travail à distance et l’édition en simultanée, la suite Google est la solution la plus évidente avec notamment les déclinaisons Google Drive et Google Docs. Ne pas oublier Dropbox pour le partage de fichiers à distance. Quant au pilotage de projet, nous recommandons toujours Trello qui permet d’organiser une multitude de tâches au sein d’une équipe via une interface graphique à la fois claire et globale… »

Slack, la nouvelle star du travail collaboratif

Autre outil au potentiel important : Slack. Lancée seulement début 2014, cette plateforme de communication collaborative rencontre un gros succès dans le suivi et la gestion partagée de projet. « C’est un outil magique, se réjouit Stéphanie Bacquère, co-fondatrice et CIO de Nod-A. Cette application change en effet en profondeur le mode de travail d’une équipe. Terminés les dizaines voire centaines de mails qu’il faut consulter chaque jour et, pire encore, au retour de vacances. Avec Slack, on raisonne en mode projet. Il suffit de mettre en place des canaux de travail auxquels chacun va s’abonner s’il en ressent le besoin. Terminée l’information non désirée, c’est un vrai gain de temps et beaucoup moins de stress. On comprend vite pourquoi son taux de pénétration a battu des records ces deux dernières années. »

Pour résumer, le secret de ces applications consiste de permettre le partage d’informations, le partage du travail, la fluidité entre les équipes, et presque de favoriser le team-building… « Il est possible avec les réseaux sociaux d’entreprise de travailler avec vos collègues en fonction de vos compétences et de vos centres d’intérêts, explique Yacine Mahfoufi, responsable marketing France d’Alcatel-Lucent Enterprise. Ce qui plait, ce sont les espaces partagés où l’on peut dialoguer par écrit bien sûr mais aussi par la voix et la vidéo. Une entreprise veut travailler sur son plan stratégique ? Elle pourra créer une communauté via son réseau social où tous les collaborateurs concernés pourront ajouter leur travaux avec partage de documents, travail synchrone et asychrone. Il sera par ailleurs possible, très vite, d’ajouter à ces réseaux sociaux des moyens de communication complémentaires et convergents. Autre enjeux de ces outils, leur capacité à intégrer dans de bonnes conditions non seulement les collaborateurs de l’entreprise mais aussi des collaborateurs extérieurs, prestataires, fournisseurs. Ce dernier point soulève d’ailleurs certaines questions de sécurité, c’est un défi important pour les entreprises.

"Pendant des années, nous avons accepté qu'un logiciel soit triste..."

Le secret de ces nouvelles applications à succès ? Leur simplicité et leur intuitivité. « Il est indispensable que leur prise en main ne dépasse pas un tutoriel de plus de 6 minutes, précise Céline Klein. Et Stéphanie Bacquères d’insister aussi sur la convivialité et l’attractivité de ces logiciels : « Pendant des années, nous avons accepté qu’un logiciel professionnel soit triste. Les nouveaux outils numériques proposent tout le contraire et la formule est efficace. » En d’autres termes, pour motiver les générations Y voire Z biberonnées aux smartphones et aux réseaux sociaux, mieux vaut adopter les principes qu’elles connaissent depuis l’enfance. Vive l’ergonomie et la facilité d’utilisation.